La alternativa al Excel de rentabilidad que solo entiende quien lo montó
Casi todas las consultoras han dirigido su negocio desde una hoja de cálculo, y durante un tiempo funciona. El problema no es Excel: es que el dato llega tarde, depende de que alguien lo consolide y nadie es capaz de auditar del todo las fórmulas que hay debajo.
El mismo control, pero calculado solo: horas, coste real, margen por proyecto, utilización, facturación y P&L.
Si sois pocos, con dos o tres proyectos a la vez y márgenes cómodos, Excel es suficiente y cambiar sería sobreingeniería. La señal de que se ha quedado corto es concreta: alguien dedica días al cierre, las decisiones se toman con datos del mes pasado y ya ha habido algún susto por una fórmula mal arrastrada.
Por qué las consultoras buscan una alternativa a Excel
El dato siempre llega tarde
La hoja se actualiza cuando alguien la consolida, normalmente al cerrar el mes. Para entonces el proyecto que se estaba desviando ya se ha entregado, y lo único que queda es explicar por qué el margen no salió.
Una fórmula rota puede durar meses
Un rango mal arrastrado o una fila insertada donde no tocaba cambia el resultado sin avisar. Nadie audita una hoja de cálculo de verdad, así que el error se descubre cuando ya ha respaldado varias decisiones.
Depende de una sola persona
Siempre hay alguien que "lleva el Excel". Sus vacaciones, su baja o su marcha son un riesgo operativo real, y la documentación del modelo casi nunca existe fuera de su cabeza.
No escala con la cartera
Con tres proyectos se lleva bien. Con treinta, cada cierre es un ejercicio de arqueología: pestañas duplicadas, versiones por correo y una consolidación que se vuelve más frágil cada mes.
Excel y Tenki, punto por punto
| Lo que necesitas | Excel | Tenki |
|---|---|---|
| Coste de licencia | Prácticamente nulo: ya lo tienes instalado | Suscripción por usuario, con prueba de 14 días |
| Coste real | Las horas que alguien dedica cada mes a mantenerlo y consolidarlo | Mantenimiento, mejoras y soporte incluidos en la suscripción |
| Fiabilidad del dato | Una fórmula rota puede pasar meses sin detectarse | Cálculo del sistema, idéntico para todos los proyectos y auditable |
| Actualización | Cuando alguien consolida, normalmente al cierre de mes | En tiempo real, según el equipo va imputando horas y gastos |
| Registro de horas | Cada persona rellena su pestaña cuando se acuerda | Timesheet y timer, con detección automática de quién no ha rellenado |
| Versiones | Copias por correo y archivos "_final_bueno" conviviendo | Una sola fuente de verdad, con histórico y trazabilidad |
| Permisos | Todo o nada por archivo: quien abre la hoja lo ve todo | Roles y permisos granulares por perfil y proyecto |
| Alertas | Ninguna: te enteras cuando te sientas a mirar | Aviso automático al entrar en margen negativo o superar horas extra |
| Escalabilidad | Aguanta bien con pocas personas y pocos proyectos a la vez | Pensado para carteras de decenas de proyectos y equipos que crecen |
Comparativa elaborada a partir de la documentación pública de Excel y de nuestra experiencia migrando consultoras y agencias. Excel y el resto de marcas citadas pertenecen a sus respectivos propietarios; esta página no está afiliada a ellos. Si detectas algo desactualizado, escríbenos a info@soamee.com y lo corregimos.
Cuándo cambiar y cuándo no
Quédate con Excel si…
- Sois dos o tres personas, con pocos proyectos simultáneos y un modelo de negocio simple.
- Tu operativa cambia tanto que ninguna herramienta la captura, y prefieres la libertad total de la hoja.
- Necesitas modelar escenarios muy concretos que ningún producto estándar contempla.
- Todavía estáis definiendo cómo trabajáis y cerrar el proceso en una plataforma sería prematuro.
Cámbiate a Tenki si…
- El cierre de mes te cuesta días de consolidar horas, gastos y facturación a mano.
- Descubres los proyectos en pérdidas cuando ya están entregados y no hay margen de maniobra.
- Ha habido al menos un susto por una fórmula mal arrastrada o una versión antigua del archivo.
- Solo una persona entiende el modelo y su ausencia deja a la empresa sin visibilidad.
- Necesitas que dirección, cuentas y equipo vean lo mismo, cada uno con los permisos que le tocan.
Cómo es migrar desde Excel
Analizamos tu hoja actual
Revisamos cómo calculas hoy el margen: qué costes incluyes, cómo repartes los indirectos y qué decisiones tomas con ese número. Es la mejor forma de no perder nada por el camino.
Replicamos tu modelo
Configuramos clientes, proyectos, tarifas, categorías de gasto y objetivos de utilización para que el margen que ves en Tenki sea comparable con el que venías calculando.
Cargamos el histórico
Import CSV masivo de horas, proyectos y gastos desde tus hojas. Si el formato es irregular, lo normalizamos nosotros antes de subirlo.
Cuadramos y arrancamos
Comparamos un mes cerrado en Excel con el mismo mes en Tenki hasta que los números cuadran. A partir de ahí, el Excel deja de mantenerse.
Los módulos que cierran el círculo
Timesheet semanal, timer diario, import CSV y compliance automático.
Margen por proyecto en tiempo real, burn rate, scope creep y utilización.
Gastos, facturación, cashflow con proyección y P&L automática.
Más de 20 módulos conectados: equipo, clientes, proyectos y KPIs.
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