A alternativa ao Excel de rentabilidade que só quem o montou percebe
Quase todas as consultoras já geriram o negócio a partir de uma folha de cálculo, e durante um tempo funciona. O problema não é o Excel: é que o dado chega tarde, depende de alguém o consolidar e ninguém consegue auditar por completo as fórmulas que estão por baixo.
O mesmo controlo, mas calculado sozinho: horas, custo real, margem por projeto, utilização, faturação e P&L.
Se são poucos, com dois ou três projetos ao mesmo tempo e margens confortáveis, o Excel chega e mudar seria sobre-engenharia. O sinal de que ficou curto é concreto: alguém dedica dias ao fecho, as decisões tomam-se com dados do mês passado e já houve algum susto por uma fórmula mal arrastada.
Porque as consultoras procuram uma alternativa ao Excel
O dado chega sempre tarde
A folha atualiza-se quando alguém a consolida, normalmente ao fechar o mês. Nessa altura o projeto que estava a desviar-se já foi entregue, e só resta explicar porque é que a margem não saiu.
Uma fórmula partida pode durar meses
Um intervalo mal arrastado ou uma linha inserida onde não devia muda o resultado sem avisar. Ninguém audita a sério uma folha de cálculo, por isso o erro descobre-se quando já sustentou várias decisões.
Depende de uma só pessoa
Há sempre alguém que "leva o Excel". As suas férias, a sua baixa ou a sua saída são um risco operacional real, e a documentação do modelo quase nunca existe fora da sua cabeça.
Não escala com a carteira
Com três projetos corre bem. Com trinta, cada fecho é um exercício de arqueologia: separadores duplicados, versões por email e uma consolidação que fica mais frágil a cada mês.
Excel e Tenki, ponto a ponto
| O que precisas | Excel | Tenki |
|---|---|---|
| Custo de licença | Praticamente nulo: já o tens instalado | Subscrição por utilizador, com teste de 14 dias |
| Custo real | As horas que alguém dedica todos os meses a mantê-lo e consolidá-lo | Manutenção, melhorias e suporte incluídos na subscrição |
| Fiabilidade do dado | Uma fórmula partida pode passar meses sem ser detetada | Cálculo do sistema, idêntico para todos os projetos e auditável |
| Atualização | Quando alguém consolida, normalmente ao fecho do mês | Em tempo real, à medida que a equipa imputa horas e gastos |
| Registo de horas | Cada pessoa preenche o seu separador quando se lembra | Timesheet e timer, com deteção automática de quem não preencheu |
| Versões | Cópias por email e ficheiros "_final_bom" a conviver | Uma só fonte de verdade, com histórico e rastreabilidade |
| Permissões | Tudo ou nada por ficheiro: quem abre a folha vê tudo | Perfis e permissões granulares por função e projeto |
| Alertas | Nenhum: ficas a saber quando te sentas a olhar | Aviso automático ao entrar em margem negativa ou exceder horas extra |
| Escalabilidade | Aguenta bem com poucas pessoas e poucos projetos ao mesmo tempo | Pensado para carteiras de dezenas de projetos e equipas que crescem |
Comparativo elaborado a partir da documentação pública do Excel e da nossa experiência a migrar consultoras e agências. Excel e as restantes marcas citadas pertencem aos respetivos proprietários; esta página não tem qualquer afiliação com eles. Se detetares algo desatualizado, escreve para info@soamee.com e corrigimos.
Quando mudar e quando ficar
Fica com Excel se…
- São duas ou três pessoas, com poucos projetos em simultâneo e um modelo de negócio simples.
- A tua operação muda tanto que nenhuma ferramenta a captura, e preferes a liberdade total da folha.
- Precisas de modelar cenários muito concretos que nenhum produto padrão contempla.
- Ainda estão a definir como trabalham e fechar o processo numa plataforma seria prematuro.
Muda para o Tenki se…
- O fecho de mês custa-te dias a consolidar horas, gastos e faturação à mão.
- Descobres os projetos em prejuízo quando já estão entregues e não há margem de manobra.
- Houve pelo menos um susto por uma fórmula mal arrastada ou uma versão antiga do ficheiro.
- Só uma pessoa percebe o modelo e a sua ausência deixa a empresa sem visibilidade.
- Precisas que direção, gestores de conta e equipa vejam o mesmo, cada um com as permissões que lhe cabem.
Como é migrar do Excel
Analisamos a tua folha atual
Revemos como calculas hoje a margem: que custos incluis, como reparte os indiretos e que decisões tomas com esse número. É a melhor forma de não perder nada pelo caminho.
Replicamos o teu modelo
Configuramos clientes, projetos, tarifas, categorias de gasto e objetivos de utilização para que a margem que vês no Tenki seja comparável à que vinhas a calcular.
Carregamos o histórico
Import CSV em massa de horas, projetos e gastos a partir das tuas folhas. Se o formato for irregular, normalizamo-lo nós antes de carregar.
Cruzamos e arrancamos
Comparamos um mês fechado em Excel com o mesmo mês no Tenki até os números baterem certo. A partir daí, o Excel deixa de se manter.
Os módulos que fecham o círculo
Timesheet semanal, timer diário, import CSV em massa e compliance automático.
Margem por projeto em tempo real, burn rate, scope creep e utilização.
Gastos, faturação, cashflow com projeção e P&L automática.
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Solicitar demonstração gratuitaPerguntas frequentes sobre migrar do Excel
Conseguem importar as minhas folhas de cálculo?
E se o meu Excel calcula coisas muito específicas?
Como sei que os números vão bater certo?
Posso continuar a exportar para Excel?
Vale a pena se formos poucos?
Quanto se demora a largar o Excel de vez?
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