Smetti di regalare ore ai tuoi clienti senza accorgertene
Agenzie e società di consulenza perdono tra il 15% e il 30% delle ore fatturabili per la mancanza di un sistema di controllo chiaro. Ticket risolti "in cinque minuti" che in realtà ne richiedono venti, attività di supporto che nessuno registra, ritocchi rapidi mai fatturati. Quel tempo è denaro che sparisce.
Soamee ti permette di vendere blocchi di ore ai tuoi clienti, controllare il consumo automaticamente con ogni ticket di supporto e sapere in ogni momento quante ore restano, quante sono state consumate e quando è il momento di rinnovare.
Blocchi di ore contrattate con controllo totale in tempo reale
Ogni cliente acquista un blocco di ore: 10, 20, 50 o quante gliene servono. In Soamee crei il pacchetto con un clic, definisci la data di scadenza se prevista e il sistema fa il resto. Ogni minuto di supporto fatturabile viene scalato automaticamente alla chiusura di un ticket, senza interventi manuali.
Una barra di avanzamento visiva mostra in ogni momento quante ore restano, quante sono state consumate e il ritmo di consumo rispetto ai mesi precedenti. Così sai se il cliente esaurirà il pacchetto prima del previsto e puoi anticipare il rinnovo.
- Sottoscrizione flessibile: crea pacchetti di qualsiasi dimensione (ore, mezze ore o minuti). Ogni pacchetto è assegnato a un cliente e ha un saldo indipendente.
- Data di scadenza opzionale: definisci se il pacchetto scade dopo 3, 6 o 12 mesi, oppure se le ore sono cumulabili senza limiti.
- Barra di avanzamento visiva: percentuale consumata, ore rimanenti e stima di esaurimento in base al ritmo attuale.
- Storico dei pacchetti: consulta pacchetti precedenti, rinnovi, accumuli ed evoluzione del consumo per cliente nel tempo.
- Più pacchetti per cliente: lo stesso cliente può avere pacchetti separati per progetto, reparto o tipo di servizio (supporto, sviluppo, consulenza).
Come funziona il collegamento ticket-pacchetto
Il ticket viene creato via email, dal portale o manualmente. Viene collegato al cliente e al suo pacchetto attivo.
Il timer integrato o l'inserimento manuale del tempo resta associato al ticket. Niente fogli Excel, niente dimenticanze.
Il tempo fatturabile viene sottratto automaticamente dal pacchetto del cliente. Il saldo si aggiorna all'istante.
Trasparenza totale: il cliente sa quale ticket ha consumato quale tempo, con dettaglio e giustificazione.
Ogni ticket di supporto scala dal pacchetto automaticamente
Il vero problema dei pacchetti ore non è crearli: è tenerli aggiornati. Se dipendi da qualcuno che annota le ore su un Excel a fine giornata, perdi precisione, perdi denaro e perdi la fiducia del cliente quando i numeri non tornano.
In Soamee il collegamento è diretto: ogni ticket ha un campo per il tempo impiegato. Quando l'agente chiude il ticket e marca il tempo come fatturabile, questo viene scalato automaticamente dal pacchetto attivo del cliente. Senza passaggi intermedi, senza riconciliazioni manuali, senza ore nel limbo.
- Timer integrato: avvia e ferma il cronometro dal ticket stesso. Il tempo viene registrato al minuto.
- Fatturabile vs non fatturabile: marca ogni voce di tempo come fatturabile o interna. Solo il tempo fatturabile scala dal pacchetto.
- Tracciabilità completa: ogni ora consumata ha il suo ticket, il suo agente, la sua data e la descrizione dell'attività svolta.
Avviso prima che finiscano: mai più lavoro gratis
Lo scenario più comune è questo: un cliente ha esaurito il pacchetto due settimane fa, ma nessuno se n'è accorto. Il team ha continuato a risolvere ticket e quelle ore sono ormai irrecuperabili. Quando arriva la fattura il cliente protesta perché non era stato avvisato; quando non arriva, l'agenzia si accolla la perdita.
Soamee invia avvisi configurabili quando il pacchetto raggiunge soglie critiche. Sei tu a definire le percentuali: ad esempio avviso al 75%, al 90% e al 100%. Gli avvisi arrivano al team interno e, facoltativamente, anche al cliente. Quando il pacchetto si esaurisce puoi bloccare la creazione di nuovi ticket fatturabili o consentirli con un avviso di eccedenza.
- Soglie configurabili: imposta avvisi al 50%, 75%, 90% o a qualsiasi percentuale ti serva, per cliente o per pacchetto.
- Notifica ad admin e cliente: scegli chi riceve ogni avviso. Il cliente può ricevere un promemoria cordiale di rinnovo.
- Blocco opzionale all'esaurimento: impedisce di registrare ore su un pacchetto vuoto, richiedendo il rinnovo prima di proseguire.
- Notifica di eccedenza: se si consente di lavorare senza pacchetto, il sistema marca quelle ore come "eccedenza" per una fatturazione separata.
Vista amministratore
- Tutti i pacchetti di tutti i clienti
- Costo orario e margine per pacchetto
- Tempo per agente e ticket
- Modificare, correggere e annullare voci
- Configurare avvisi e blocchi
- Report di redditività
Vista cliente
- Solo i suoi pacchetti e il suo consumo
- Barra di avanzamento delle ore rimanenti
- Elenco dei ticket con tempo registrato
- Download del giustificativo in PDF
- Nessun accesso ai costi interni
- Nessun accesso ai dati di altri clienti
Il tuo team vede tutto; il tuo cliente vede solo ciò che gli serve
La trasparenza con il cliente è essenziale per costruire fiducia, ma la trasparenza totale può essere controproducente. Il tuo cliente ha bisogno di sapere quante ore ha consumato e su quali ticket; non ha bisogno di vedere il costo orario del tuo team, i margini del pacchetto o la redditività interna del contratto.
Soamee offre due viste completamente separate. L'amministratore (il tuo team) accede a tutte le informazioni finanziarie, configura gli avvisi, gestisce i pacchetti e analizza la redditività. Il cliente accede a un portale limitato in cui vede il proprio consumo, i propri ticket e può scaricare giustificativi in PDF. Ogni ruolo vede esattamente le informazioni che gli competono.
- Portale cliente senza marchio Soamee: personalizzabile con il tuo logo, i tuoi colori e la tua identità aziendale (white label).
- Permessi granulari: controlla quali campi, colonne e sezioni vede ogni tipo di utente.
- Accesso su invito: il cliente accede con un link sicuro, senza dover gestire password aggiuntive.
Timeline completa + export PDF per giustificare ogni ora impiegata
La domanda più scomoda che un cliente può farti è: "In cosa avete speso le 20 ore del mio pacchetto?". Se la risposta dipende dal cercare tra email e fogli di calcolo, c'è un problema. In Soamee la risposta è un clic: esportare il report di consumo in PDF.
Ogni pacchetto ha una timeline dettagliata: data, ticket, agente, tempo impiegato e descrizione dell'attività svolta. Il PDF viene generato automaticamente con il tuo logo e il formato della tua agenzia, pronto da inviare al cliente come giustificativo delle ore consumate. Senza discussioni, senza ricostruire dati, senza perdere tempo a documentare a posteriori.
- Timeline cronologica: tutte le voci di tempo ordinate per data con ticket, agente e descrizione dell'attività.
- Export PDF con il tuo marchio: logo, colori e dati fiscali della tua agenzia nel documento generato.
- Filtro per periodo: genera report del mese, del trimestre o dell'intero periodo del pacchetto.
- Riepilogo esecutivo: il PDF include un riepilogo con ore totali, ore rimanenti, numero di ticket e tempo medio per ticket.
- Invio automatico programmabile: configura l'invio mensile automatico al cliente con il report di consumo del periodo.
Cosa contiene il PDF giustificativo
Nome del cliente, ore contrattate, periodo di validità, saldo attuale.
Data, riferimento del ticket, agente assegnato, tempo impiegato, descrizione.
Totale consumato, rimanente, grafico a barre per settimana/mese, trend.
Logo, ragione sociale, partita IVA e contatti della tua azienda.
Ogni ora non registrata è denaro che regali
Ti mostriamo come funziona il modulo pacchetto ore con i tuoi dati reali. Configuriamo un pacchetto di prova, colleghiamo ticket di esempio e generi il tuo primo report di consumo in meno di 15 minuti. Senza impegno.
Tutto quello che devi sapere sul pacchetto ore
Cos'è un pacchetto ore e come funziona?
Posso avere più pacchetti attivi per lo stesso cliente?
Cosa succede quando le ore di un pacchetto si esauriscono?
Il cliente può vedere quante ore gli restano?
Come viene registrato il tempo su ogni ticket?
Le ore non consumate si accumulano o scadono?
Posso esportare un report delle ore consumate per il cliente?
C'è dipendenza tecnologica (vendor lock-in)?
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