Abrechenbare Stunden

Verschenken Sie keine Stunden mehr an Ihre Kunden ohne es zu merken

Agenturen und Beratungen verlieren 15 bis 30 Prozent ihrer abrechenbaren Stunden, weil ein klares Kontrollsystem fehlt. Tickets, die „in fünf Minuten" gelöst sind und in Wahrheit zwanzig dauern, Support-Aufgaben, die niemand erfasst, schnelle Anpassungen, die nie in Rechnung gestellt werden. Diese Zeit ist Geld, das verschwindet.

Mit Soamee verkaufen Sie Ihren Kunden Stundenblöcke, erfassen den Verbrauch automatisch mit jedem Support-Ticket und wissen jederzeit, wie viele Stunden übrig sind, wie viele verbraucht wurden und wann eine Verlängerung ansteht.

Kostenlose Demo anfordern Ansehen, wie es funktioniert
Kontingentverwaltung

Blöcke vereinbarter Stunden mit voller Kontrolle in Echtzeit

Jeder Kunde bucht einen Stundenblock: 10, 20, 50 oder so viele wie nötig. In Soamee legen Sie das Kontingent mit einem Klick an, setzen bei Bedarf ein Ablaufdatum, und das System übernimmt den Rest. Jede abrechenbare Support-Minute wird beim Schließen eines Tickets automatisch abgezogen, ohne manuellen Schritt.

Ein visueller Fortschrittsbalken zeigt jederzeit, wie viele Stunden verfügbar sind, wie viele verbraucht wurden und wie sich das Tempo gegenüber den Vormonaten entwickelt. So erkennen Sie, ob ein Kunde früher als geplant aufbraucht, und können die Verlängerung vorbereiten.

  • Flexible Buchung: Legen Sie Kontingente jeder Größe an (Stunden, halbe Stunden oder Minuten). Jedes Kontingent gehört zu einem Kunden und hat sein eigenes Guthaben.
  • Optionales Ablaufdatum: Legen Sie fest, ob das Kontingent nach 3, 6 oder 12 Monaten verfällt oder ob Stunden unbegrenzt übertragen werden.
  • Visueller Fortschrittsbalken: verbrauchter Anteil, verbleibende Stunden und eine Schätzung, wann das Kontingent aufgebraucht ist.
  • Kontingent-Historie: Sehen Sie frühere Kontingente, Verlängerungen, Übertragungen und die Verbrauchsentwicklung je Kunde im Zeitverlauf.
  • Mehrere Kontingente pro Kunde: Derselbe Kunde kann getrennte Kontingente nach Projekt, Abteilung oder Leistungsart haben (Support, Entwicklung, Beratung).
Verwaltungsansicht für Stundenkontingente mit Fortschrittsbalken, Verbrauch und Ablauf je Kunde

So funktioniert die Verknüpfung von Ticket und Kontingent

01
Der Kunde eröffnet ein Support-Ticket

Das Ticket entsteht per E-Mail, über das Portal oder manuell. Es wird dem Kunden und seinem aktiven Kontingent zugeordnet.

02
Die Fachkraft arbeitet und erfasst Zeit

Der integrierte Timer oder eine manuelle Zeiterfassung bleibt am Ticket. Keine Excel-Tabellen, nichts wird vergessen.

03
Beim Schließen werden die Stunden abgezogen

Abrechenbare Zeit wird automatisch vom Kontingent des Kunden abgezogen. Der Saldo aktualisiert sich sofort.

04
Der Kunde sieht den Verbrauch in seinem Portal

Volle Transparenz: Der Kunde weiß, welches Ticket wie viel Zeit verbraucht hat – im Detail und belegt.

Automatischer Verbrauch

Jedes Support-Ticket bucht automatisch vom Kontingent ab

Das eigentliche Problem bei Stundenkontingenten ist nicht das Anlegen, sondern das Aktuellhalten. Wenn jemand die Stunden abends in eine Tabelle eintragen muss, verlieren Sie Genauigkeit, Geld und das Vertrauen des Kunden, sobald die Zahlen nicht stimmen.

In Soamee ist die Verknüpfung direkt: Jedes Ticket hat ein Feld für die aufgewendete Zeit. Schließt die Fachkraft das Ticket und markiert die Zeit als abrechenbar, wird sie automatisch vom aktiven Kontingent des Kunden abgezogen. Ohne Zwischenschritte, ohne manuellen Abgleich, ohne Stunden im Nirgendwo.

  • Integrierter Timer: Starten und stoppen Sie die Uhr direkt im Ticket. Die Zeit wird minutengenau erfasst.
  • Abrechenbar vs. nicht abrechenbar: Markieren Sie jeden Zeiteintrag als abrechenbar oder intern. Nur abrechenbare Zeit mindert das Kontingent.
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede verbrauchte Stunde hat ihr Ticket, ihre Fachkraft, ihr Datum und eine Beschreibung der Arbeit.
Intelligente Warnungen

Warnung, bevor sie aufgebraucht sind: nie wieder gratis arbeiten

Der übliche Ablauf: Ein Kunde hat sein Kontingent vor zwei Wochen aufgebraucht, aber niemand hat es bemerkt. Das Team löste weiter Tickets, und diese Stunden sind unwiederbringlich. Kommt dann die Rechnung, beschwert sich der Kunde, weil er nicht gewarnt wurde; kommt sie nicht, trägt die Agentur den Verlust.

Soamee versendet konfigurierbare Warnungen, sobald ein Kontingent kritische Schwellen erreicht. Sie legen die Prozentwerte fest, etwa Hinweise bei 75, 90 und 100 Prozent. Die Warnungen gehen an Ihr Team und optional auch an den Kunden. Ist das Kontingent aufgebraucht, können Sie neue abrechenbare Tickets sperren oder sie mit einem Überschreitungshinweis zulassen.

  • Konfigurierbare Schwellen: Legen Sie Warnungen bei 50, 75, 90 Prozent oder jedem gewünschten Wert fest – je Kunde oder Kontingent.
  • Benachrichtigung an Team und Kunde: Wählen Sie, wer welche Warnung erhält. Der Kunde kann eine freundliche Erinnerung zur Verlängerung bekommen.
  • Optionale Sperre bei Erschöpfung: Verhindert das Buchen von Stunden auf ein leeres Kontingent und erzwingt eine Verlängerung.
  • Hinweis auf Überschreitung: Wird ohne Kontingent weitergearbeitet, markiert das System diese Stunden als „Überschreitung" zur separaten Abrechnung.
Warnungen zum Aufbrauchen des Stundenkontingents mit konfigurierbaren Schwellen und Benachrichtigungen

Team-Ansicht

  • Alle Kontingente aller Kunden
  • Stundensatz und Marge pro Kontingent
  • Zeit pro Fachkraft und Ticket
  • Einträge bearbeiten, korrigieren und stornieren
  • Warnungen und Sperren konfigurieren
  • Rentabilitätsberichte

Kundenansicht

  • Nur die eigenen Kontingente und der eigene Verbrauch
  • Fortschrittsbalken der verbleibenden Stunden
  • Liste der Tickets mit erfasster Zeit
  • Nachweis als PDF herunterladen
  • Kein Zugriff auf interne Kosten
  • Kein Zugriff auf Daten anderer Kunden
Getrennte Berechtigungen

Ihr Team sieht alles, Ihr Kunde nur das, was er braucht

Transparenz gegenüber dem Kunden schafft Vertrauen, doch vollständige Offenlegung kann nach hinten losgehen. Ihr Kunde muss wissen, wie viele Stunden er verbraucht hat und für welche Tickets; er muss weder den Stundensatz Ihres Teams noch die Marge des Kontingents oder die interne Rentabilität des Vertrags sehen.

Soamee bietet zwei vollständig getrennte Ansichten. Ihr Team sieht alle Finanzdaten, konfiguriert Warnungen, verwaltet Kontingente und wertet die Rentabilität aus. Der Kunde erhält ein eingeschränktes Portal, in dem er seinen Verbrauch und seine Tickets sieht und PDF-Nachweise herunterladen kann. Jede Rolle sieht genau die Informationen, die für sie bestimmt sind.

  • Kundenportal ohne Soamee-Branding: anpassbar mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrer Corporate Identity (White Label).
  • Granulare Berechtigungen: Steuern Sie, welche Felder, Spalten und Bereiche jeder Nutzertyp sieht.
  • Zugang per Einladung: Der Kunde meldet sich über einen sicheren Link an, ohne zusätzliche Passwörter.
Nachweis der Stunden

Vollständiger Verlauf plus PDF-Export, um jede aufgewendete Stunde zu belegen

Die unangenehmste Frage eines Kunden lautet: „Wofür habt ihr die 20 Stunden meines Kontingents verbraucht?" Wenn die Antwort davon abhängt, E-Mails und Tabellen zu durchsuchen, haben Sie ein Problem. In Soamee ist die Antwort ein Klick: den Verbrauchsbericht als PDF exportieren.

Jedes Kontingent hat einen detaillierten Verlauf: Datum, Ticket, Fachkraft, aufgewendete Zeit und Beschreibung der Arbeit. Das PDF entsteht automatisch mit Ihrem Logo im Layout Ihrer Agentur – fertig zum Versand an den Kunden als Nachweis der verbrauchten Stunden. Keine Diskussionen, kein Rekonstruieren von Daten, kein nachträgliches Dokumentieren.

  • Chronologischer Verlauf: alle Zeiteinträge nach Datum sortiert, mit Ticket, Fachkraft und Aufgabenbeschreibung.
  • PDF-Export mit Ihrer Marke: Logo, Farben und Steuerdaten Ihrer Agentur im erzeugten Dokument.
  • Filter nach Zeitraum: Erstellen Sie Berichte für den Monat, das Quartal oder die gesamte Laufzeit des Kontingents.
  • Zusammenfassung: Das PDF enthält eine Übersicht mit Gesamtstunden, Reststunden, Ticketanzahl und Durchschnittszeit pro Ticket.
  • Planbarer automatischer Versand: Richten Sie einen monatlichen automatischen Versand des Verbrauchsberichts an den Kunden ein.

Was das Nachweis-PDF enthält

1
Kopfbereich mit Kunden- und Kontingentdaten

Kundenname, vereinbarte Stunden, Laufzeit, aktueller Saldo.

2
Detaillierte Verbrauchstabelle

Datum, Ticketreferenz, zugewiesene Fachkraft, aufgewendete Zeit, Beschreibung.

3
Zusammenfassung und Verbrauchsdiagramm

Gesamtverbrauch, Rest, Balkendiagramm nach Woche/Monat, Trend.

4
Fußzeile mit den Daten der Agentur

Logo, Firmenname, Steuernummer und Kontaktdaten Ihres Unternehmens.

Verlieren Sie keine abrechenbaren Stunden mehr

Jede nicht erfasste Stunde ist verschenktes Geld

Wir zeigen Ihnen das Modul für Stundenkontingente mit Ihren echten Daten. Wir richten ein Testkontingent ein, verknüpfen Beispieltickets, und Sie erstellen Ihren ersten Verbrauchsbericht in weniger als 15 Minuten. Unverbindlich.

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Häufige Fragen

Alles Wissenswerte zum Stundenkontingent

Was ist ein Stundenkontingent und wie funktioniert es?
Ein Stundenkontingent ist ein vorausbezahlter Zeitblock, den ein Kunde bei Ihrer Agentur bucht – zum Beispiel 20 Stunden Support pro Monat. In Soamee legen Sie das Kontingent an, definieren Stunden und Ablauf, und das System zieht die Zeit jedes gelösten Support-Tickets automatisch ab. Das ist der effizienteste Weg, wiederkehrenden Support zu steuern, ohne jeden Einsatz einzeln zu verhandeln.
Kann ich mehrere aktive Kontingente für denselben Kunden haben?
Ja. Derselbe Kunde kann getrennte Kontingente nach Projekt, Leistungsart oder Abteilung haben – etwa 10 Stunden für technischen Support und 5 Stunden für Beratung. Jedes hat sein eigenes Guthaben, eigene Warnungen und eine eigene Nachverfolgung. Sie können außerdem festlegen, welches Kontingent beim Anlegen eines Tickets standardmäßig belastet wird.
Was passiert, wenn die Stunden eines Kontingents aufgebraucht sind?
Sie haben drei konfigurierbare Optionen: (1) neue abrechenbare Tickets sperren, bis der Kunde verlängert, (2) weiterarbeiten lassen, die Stunden aber als „Überschreitung" für eine zusätzliche Abrechnung markieren, oder (3) nur benachrichtigen, ohne zu sperren. Am gebräuchlichsten ist die zweite: Die Arbeit läuft weiter, aber Team und Kunde wissen, dass das Kontingent überschritten ist und diese Stunden separat abgerechnet werden.
Kann der Kunde sehen, wie viele Stunden ihm bleiben?
Ja, wenn Sie das Kundenportal aktivieren. Der Kunde meldet sich über einen sicheren Link an und sieht sein aktives Kontingent mit Fortschrittsbalken, die Liste der Tickets mit der jeweils erfassten Zeit und die Möglichkeit, einen PDF-Nachweis herunterzuladen. Interne Informationen wie Personalkosten, Margen oder Daten anderer Kunden sieht er nicht. Sie steuern genau, was sichtbar ist.
Wie wird die Zeit pro Ticket erfasst?
Auf zwei Wegen: mit dem integrierten Timer (die Fachkraft startet und stoppt die Uhr während der Arbeit) oder per manueller Eingabe (die Fachkraft gibt beim Schließen des Tickets an, wie lange sie gebraucht hat). In beiden Fällen wird markiert, ob die Zeit abrechenbar oder intern ist. Nur abrechenbare Zeit mindert das Kontingent des Kunden. Interne Zeit wird für Produktivitätsauswertungen erfasst, wirkt sich aber nicht auf den Saldo aus.
Werden nicht verbrauchte Stunden übertragen oder verfallen sie?
Das hängt von der Konfiguration des jeweiligen Kontingents ab. Sie können Kontingente mit Ablaufdatum anlegen (etwa 20 Stunden gültig für 3 Monate) oder ohne Ablauf, sodass Stunden unbegrenzt bis zum Verbrauch bestehen bleiben. Möglich sind auch Mischformen: Stunden werden bis zu einer Obergrenze übertragen (zum Beispiel maximal 40 angesammelte Stunden), darüber hinaus verfallen die ältesten.
Kann ich einen Bericht der verbrauchten Stunden für den Kunden exportieren?
Ja. Das Modul erzeugt ein PDF mit Ihrem Logo und Branding, das enthält: Kundendaten, vereinbarte und verbleibende Stunden, eine detaillierte Tabelle mit Datum, Ticket, Fachkraft und Zeit je Einsatz sowie eine grafische Verbrauchsübersicht. Sie können es bei Bedarf erzeugen oder einen automatischen Monatsversand einrichten. So belegen Sie den Wert der gebuchten Stunden und erleichtern die Verlängerung.
Gibt es einen Vendor-Lock-in?
Nein. Alle Ihre Daten (Kontingente, Verbräuche, Tickets, Berichte) lassen sich jederzeit in Standardformaten exportieren (CSV, Excel, PDF). Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Kündigungsgebühr. Wenn Sie das Tool wechseln, nehmen Sie alle Daten mit. Wir möchten, dass Sie bleiben, weil das Produkt Ihnen nützt – nicht, weil ein Wechsel schwerfällt.
Stundenkontingente für Agenturen: Stundenkontrolle

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