Inventário de restaurante sem Excel,
sem papel, sem surpresas
Stock em tempo real, alertas automáticos de mínimos, semáforo de prazos, digitalização de guias com IA e controlo de quebras. Tudo o que precisa para deixar de perder dinheiro todas as semanas sem dar por isso.
Integrado com POS, fichas técnicas, compras e finanças. Quando vende um prato, o inventário baixa sozinho. Sem atualizar nada à mão.
O inventário manual custa-lhe mais do que julga
Não é só tempo. É dinheiro real que desaparece todas as semanas sem que o possa ver nem medir. O inventário em Excel, a contagem à mão de madrugada e as guias numa pasta são a principal fonte de perdas ocultas num restaurante.
Num restaurante com 30.000 € de faturação, isso são entre 1.200 e 2.400 € por mês deitados fora. Sem controlo, não pode saber o que está a acontecer nem porquê.
Contagem física, atualização do Excel, revisão de guias, chamadas a fornecedores por erros nas faturas. Horas de chefe de cozinha ou gerente que deviam estar noutro lado.
Não sabe quanto tem, quanto vale, o que caduca esta semana nem quando tem de encomendar. Toma decisões de compra a olho, e isso paga-se caro.
O que acontece quando gere o inventário à mão
- Ruturas de stock que bloqueiam o serviço
Um ingrediente-chave acaba a meio da noite de sexta e não há forma de saber até o cozinheiro o procurar e não o encontrar. O cliente pede o prato do dia e já não há.
- Excesso de stock que caduca e se deita fora
Sem histórico de consumo real, encomenda a mais "por precaução". O peixe fresco, a carne, os lacticínios e os legumes caducam antes de os usar. Todas as semanas há algo que vai para o lixo.
- Diferenças entre guia e fatura que não deteta
O fornecedor cobra-lhe 12 kg de vitela e só recebeu 10. Sem cruzar guia e fatura automaticamente, paga a mais sem saber. Acontece mais do que imagina.
- Fichas técnicas desatualizadas que lhe fazem perder margem
O preço do azeite sobe 40% e a sua ficha técnica continua a calcular o custo do prato com o preço antigo. Vende ao preço de custo sem saber.
O custo real do Excel de inventário
Estimativa conservadora para um restaurante médio de 25.000–35.000 €/mês de faturação. O seu caso pode ser maior ou menor.
Saiba exatamente quanto tem em cada momento, sem contar nada à mão
Quando o empregado cobra um prato no POS, o stock de todos os seus ingredientes baixa automaticamente segundo a ficha técnica. Quando chega uma guia e a regista, o stock sobe. Sem tocar em nenhuma folha de cálculo. Sem se lembrar de atualizar nada.
Cada artigo do armazém mostra a sua quantidade atual, o seu valor monetário, o seu ponto de encomenda e uma barra visual de nível. Num relance sabe o que vai bem, o que está no limite e o que precisa de encomendar hoje.
- Desconto automático por venda: cada prato vendido consome os seus ingredientes segundo a receita, sem intervenção manual.
- Alertas de stock mínimo: recebe notificação quando um ingrediente desce abaixo do limiar que definiu, antes de se esgotar.
- Valorização do inventário em tempo real: sabe a todo o momento quanto dinheiro tem imobilizado em stock.
- Filtros por categoria: vista separada por carnes, peixes, lacticínios, bebidas, secos, etc. Encontre qualquer artigo em segundos.
- Histórico de movimentos: rastreabilidade completa de cada entrada e saída com data, quantidade e motivo.
Da foto da guia ao stock atualizado em 30 segundos
O seu fornecedor chega, deixa os géneros e dá-lhe a guia em papel. Tira o telemóvel, faz uma foto e a IA extrai automaticamente: fornecedor, data, produtos, quantidades, unidades e preços. Confirma, e o stock sobe ao instante.
Quando chega a fatura digital (PDF, email, Excel), o sistema cruza-a automaticamente com a guia registada. Se houver diferenças de quantidade ou preço, avisa-o antes de pagar.
- OCR com IA para qualquer formato: foto de guia em papel, PDF do fornecedor, Excel de encomenda. A IA classifica e extrai os dados independentemente do formato.
- Verificação guia ↔ fatura: deteção automática de discrepâncias em quantidade, preço ou produtos. Deixe de pagar a mais sem saber.
- Diretório de fornecedores: cada fornecedor mostra o seu volume de compra acumulado, produtos habituais e tendência de preços mês a mês.
- Alertas de vencimento de faturas: nunca mais um agravamento por pagamento tardio. O sistema avisa-o com antecedência configurável.
- Encomendas sugeridas por IA: com base no consumo histórico e no stock atual, o sistema propõe o que encomendar e em que quantidade para não ficar curto nem comprar a mais.
Registe cada quebra em segundos e perceba porque perde dinheiro
Uma quebra não registada é dinheiro invisível. Quando deita algo fora, regista-o: artigo, quantidade, motivo (prazo, rutura, sobreprodução, deterioração, erro de cozinha) e o sistema calcula automaticamente o valor económico perdido.
Com dados acumulados semana a semana, começa a ver tendências. Se deita sempre fora acelgas às quartas, talvez encomende demasiado. Se o motivo mais frequente é "sobreprodução", o seu processo de mise en place tem um problema. Os dados dizem-lhe exatamente onde atuar.
- Registo rápido de quebras: selecione artigo, quantidade e motivo em menos de 15 segundos. Também por voz com o assistente de IA.
- Valor económico por quebra: cada registo mostra quanto dinheiro representa segundo o último preço de compra do artigo.
- Análise de tendências: ranking de produtos com mais quebras, evolução semanal e mensal, comparação entre períodos.
- Detalhe por motivo: gráfico de distribuição de quebras por causa. Identifique se o problema é a compra, o armazenamento ou a produção.
- Integração com stock: cada quebra desconta automaticamente do inventário, mantendo sempre o stock real.
Após reduzir a encomenda de verduras de folha e ajustar a produção de mise en place segundo os dados do sistema. Poupança real: 580 €/mês.
Com o robalo de hoje e os espinafres baby poderia oferecer "Robalo grelhado sobre cama de espinafres" como especial do dia. Aproveita ambos os produtos antes de caducarem e gera um prato com margem estimada de 67%.
Saiba o que caduca hoje, esta semana, e nunca deite fora nada que se possa aproveitar
O separador "Frigorífico" mostra todos os produtos frescos ordenados por urgência de prazo com um sistema de semáforo. Vermelho: caduca hoje ou amanhã, atue agora. Laranja: caduca em 2–5 dias, planeie. Verde: com tempo.
Mas o mais potente não é o semáforo, e sim o que a IA faz com essa informação. Combina os produtos próximos do prazo com o seu receituário e sugere-lhe pratos do dia ou especiais que os incorporem, maximizando o seu aproveitamento antes que seja tarde.
- Três níveis de alerta: rojo (≤1 día), naranja (2–5 días), verde (>5 dias). Ordenados por urgência, não por nome.
- Sugestões de pratos por IA: o assistente cruza prazos próximos com o receituário e propõe combinações rentáveis para o especial do dia.
- Notificações proativas: alerta automático todas as manhãs com o resumo dos produtos em vermelho e laranja. Nunca o apanha de surpresa.
- Registo de prazo ao dar entrada: ao registar uma compra introduz a data de validade uma só vez. O sistema faz o resto.
Digitalize qualquer documento em segundos, sem escrever nada
Foto da guia em papel. PDF da fatura do fornecedor. Excel do inventário que arrasta há anos. Extrato bancário com os débitos de fornecedores. A IA classifica-o, extrai os dados estruturados e incorpora-os no sistema com a sua revisão final.
Não importa que cada fornecedor tenha um formato diferente. Não importa que a guia esteja mal iluminada ou amarrotada. O motor de OCR com IA está treinado especificamente para documentos de restauração: percebe abreviaturas de produtos, unidades de medida (kg, L, un, cx) e formatos de preço com IVA discriminado.
- Foto a partir do telemóvel: tire uma foto à guia em papel. O OCR extrai fornecedor, produtos, quantidades e preços em segundos.
- Upload de PDF: arraste a fatura do fornecedor e a IA processa-a automaticamente, detetando linhas de produto e totais.
- Importação de Excel: traga o seu inventário atual sem reintroduzir nada. Mapeamento automático de colunas com revisão antes de importar.
- Revisão sempre nas suas mãos: a IA propõe, você confirma. Antes de guardar qualquer documento digitalizado pode editar cada campo.
- Arquivo digital de documentos: todas as guias e faturas ficam guardadas e pesquisáveis. Adeus à pasta de papel.
Poupança potencial: mudando para a Cárnicas López neste produto poupa 5,10 €/kg. Com o seu consumo de 40 kg/mês, são 204 €/mês só neste ingrediente.
+46% em 12 meses. Detetado automaticamente. O sistema alertou-o quando ultrapassou os 4,50 €/L para que avaliasse alternativas.
Compare fornecedores, detete subidas de preço e negoceie com dados reais
Cada guia que regista é um dado. Com o tempo, o sistema constrói o histórico de preços de cada produto por fornecedor. Quando o preço do azeite sobe 20%, vê-o antes de o pagar. Quando quer negociar com um fornecedor, tem os dados na mão.
O diretório de fornecedores mostra para cada um: volume de compra mensal e anual, produtos mais comprados, tendência de preços por artigo e fiabilidade de entrega. Com esses dados, as conversas com fornecedores mudam completamente.
- Tendência de preços por artigo: gráfico mensal do preço de cada ingrediente cruzado por fornecedor. Detete inflação antes de impactar nas suas margens.
- Análise de volume: quanto compra a cada fornecedor, o que representa na sua fatura total de compras e como evolui.
- Comparação entre fornecedores: para o mesmo produto, que fornecedor lho dá mais barato, com que qualidade de serviço e em que condições.
- Alertas de subidas de preço: notificação automática quando um fornecedor sobe o preço de um artigo acima de uma percentagem configurável.
O inventário ligado a toda a sua operação
Não é um módulo isolado. O inventário fala com o POS, as fichas técnicas, as compras, as finanças e o assistente de IA em tempo real.
POS → inventário
Cada prato vendido desconta automaticamente os seus ingredientes do stock segundo a ficha técnica. Não há que atualizar nada à mão depois do serviço.
Compras → stock
Ao registar uma guia (foto, PDF ou manual), o stock sobe ao instante. A valorização do inventário atualiza-se com o preço de compra atual.
Inventário → fichas técnicas
As fichas técnicas leem o preço atual de cada ingrediente a partir do inventário. Se o custo de um produto sobe, o food cost do prato atualiza-se sozinho.
Quebras → finanças
Cada quebra registada baixa do stock e sobe à conta de perdas da demonstração de resultados. Vê o impacto real das quebras no seu resultado mensal.
Prazos → assistente de IA
O assistente sabe o que caduca hoje e pode sugerir-lhe pratos do dia, ajustar a carta ou alertar o chefe de cozinha diretamente a partir do chat.
Stock → alertas
Quando um artigo desce abaixo do mínimo, o sistema pode gerar automaticamente uma proposta de encomenda ao fornecedor correspondente.
Deixe de perder dinheiro em quebras, ruturas e guias mal conferidas
Analisamos a sua operação atual, detetamos quanto está a perder em inventário e mostramos-lhe como seria a sua plataforma. Sem compromisso, sem custo, sem conversa fiada.
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Perguntas frequentes sobre gestão de inventário
O inventário atualiza-se sozinho quando faço uma venda no POS?
Funciona se tiver vários armazéns ou uma câmara frigorífica separada?
O que acontece se o OCR não ler bem uma guia?
Posso importar o inventário que já tenho em Excel?
Como funciona o controlo de prazos? Tenho de introduzir a data de cada produto?
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