Restaurantbestand ohne Excel,
ohne Papier, ohne Überraschungen
Bestand in Echtzeit, automatische Mindestmengen-Warnungen, Ablauf-Ampel, KI-Digitalisierung von Lieferscheinen und Schwundkontrolle. Alles, um nicht länger jede Woche unbemerkt Geld zu verlieren.
Integriert mit Kasse, Kalkulation, Einkauf und Finanzen. Verkaufen Sie ein Gericht, sinkt der Bestand von selbst. Nichts von Hand nachzutragen.
Manuelle Bestandsführung kostet mehr, als Sie denken
Es geht nicht nur um Zeit. Es ist echtes Geld, das jede Woche verschwindet, ohne dass Sie es sehen oder messen können. Bestandsführung in Excel, nächtliches Zählen von Hand und Lieferscheine im Ordner sind die größte Quelle verdeckter Verluste in einem Restaurant.
Bei einem Restaurant mit 30.000 € Umsatz sind das 1.200 bis 2.400 € im Monat, die weggeworfen werden. Ohne Kontrolle wissen Sie weder, was passiert, noch warum.
Physisch zählen, Excel pflegen, Lieferscheine prüfen, Lieferanten wegen Rechnungsfehlern anrufen. Stunden von Küchenchef oder Leitung, die woanders besser aufgehoben wären.
Sie wissen nicht, wie viel Sie haben, was es wert ist, was diese Woche abläuft oder wann Sie bestellen müssen. Sie kaufen nach Gefühl – und das kostet.
Was passiert, wenn Sie den Bestand von Hand führen
- Fehlbestände, die den Service blockieren
Eine wichtige Zutat geht mitten im Freitagabend aus, und niemand merkt es, bis die Küche danach greift und nichts findet. Der Gast bestellt das Tagesgericht – es ist weg.
- Überbestand, der abläuft und im Müll landet
Ohne echte Verbrauchshistorie bestellen Sie „sicherheitshalber" zu viel. Frischer Fisch, Fleisch, Milchprodukte und Gemüse laufen ab, bevor sie verwendet werden. Jede Woche landet etwas im Müll.
- Abweichungen zwischen Lieferschein und Rechnung, die Sie nicht bemerken
Der Lieferant berechnet 12 kg Rind, geliefert wurden nur 10. Ohne automatischen Abgleich von Lieferschein und Rechnung zahlen Sie unbemerkt zu viel. Das passiert häufiger, als Sie denken.
- Veraltete Kalkulationen, die Ihre Marge auffressen
Der Ölpreis steigt um 40 Prozent, und Ihre Kalkulation rechnet weiter mit dem alten Wert. Sie verkaufen zum Selbstkostenpreis, ohne es zu merken.
Die tatsächlichen Kosten der Bestands-Tabelle
Vorsichtige Schätzung für ein durchschnittliches Restaurant mit 25.000-35.000 € Monatsumsatz. Ihr Fall kann höher oder niedriger liegen.
Wissen Sie jederzeit genau, was Sie haben – ohne von Hand zu zählen
Kassiert die Servicekraft ein Gericht, sinkt der Bestand aller Zutaten automatisch gemäß Kalkulation. Kommt ein Lieferschein und Sie erfassen ihn, steigt der Bestand. Keine Tabelle anfassen. An nichts denken müssen.
Jeder Artikel im Lager zeigt aktuelle Menge, Geldwert, Bestellpunkt und einen visuellen Füllstandsbalken. Auf einen Blick sehen Sie, was passt, was knapp wird und was Sie heute bestellen müssen.
- Automatischer Abzug beim Verkauf: Jedes verkaufte Gericht verbraucht seine Zutaten laut Rezept, ohne manuellen Schritt.
- Warnungen bei Mindestbestand: Sie werden benachrichtigt, wenn eine Zutat unter Ihre Schwelle fällt – bevor sie ausgeht.
- Bestandsbewertung in Echtzeit: Sie wissen jederzeit, wie viel Kapital im Bestand gebunden ist.
- Filter nach Kategorie: getrennte Ansicht für Fleisch, Fisch, Milchprodukte, Getränke, Trockenware usw. Finden Sie jeden Artikel in Sekunden.
- Bewegungshistorie: lückenlose Nachverfolgung jedes Zu- und Abgangs mit Datum, Menge und Grund.
Vom Foto des Lieferscheins zum aktualisierten Bestand in 30 Sekunden
Ihr Lieferant kommt, stellt die Ware ab und übergibt den Lieferschein auf Papier. Sie zücken das Handy, machen ein Foto, und die KI erfasst automatisch Lieferant, Datum, Produkte, Mengen, Einheiten und Preise. Sie bestätigen, und der Bestand steigt sofort.
Kommt die digitale Rechnung (PDF, E-Mail, Excel), gleicht das System sie automatisch mit dem erfassten Lieferschein ab. Weichen Mengen oder Preise ab, warnt es Sie vor der Zahlung.
- KI-OCR für jedes Format: Foto eines Papierlieferscheins, PDF des Lieferanten, Bestell-Excel. Die KI ordnet zu und erfasst die Daten – unabhängig vom Format.
- Abgleich Lieferschein ↔ Rechnung: automatische Erkennung von Abweichungen bei Menge, Preis oder Produkten. Schluss mit unbemerktem Zuvielzahlen.
- Lieferantenverzeichnis: Jeder Lieferant zeigt sein kumuliertes Einkaufsvolumen, Standardprodukte und den Preistrend Monat für Monat.
- Warnungen zu Rechnungsfälligkeiten: nie wieder Verzugszuschläge. Das System warnt Sie mit einstellbarem Vorlauf.
- KI-Bestellvorschläge: auf Basis der Verbrauchshistorie und des aktuellen Bestands schlägt das System vor, was und wie viel zu bestellen ist – ohne Engpass und ohne Überkauf.
Erfassen Sie jeden Verlust in Sekunden und verstehen Sie, warum Geld fehlt
Nicht erfasster Schwund ist unsichtbares Geld. Werfen Sie etwas weg, erfassen Sie es: Artikel, Menge, Grund (Ablauf, Bruch, Überproduktion, Verderb, Küchenfehler) – und das System berechnet automatisch den Wertverlust.
Mit den Daten, die Woche für Woche zusammenkommen, zeigen sich Muster. Werfen Sie mittwochs immer Mangold weg, bestellen Sie vielleicht zu viel. Ist „Überproduktion" der häufigste Grund, hakt es bei der Mise en Place. Die Daten sagen Ihnen genau, wo Sie ansetzen müssen.
- Schnelle Schwunderfassung: Artikel, Menge und Grund in unter 15 Sekunden wählen. Per Sprache mit dem KI-Assistenten geht es auch.
- Geldwert je Verlust: Jeder Eintrag zeigt den Wert auf Basis des letzten Einkaufspreises des Artikels.
- Trendanalyse: Rangliste der am häufigsten verworfenen Produkte, Wochen- und Monatsverlauf, Zeitraumvergleich.
- Aufschlüsselung nach Grund: Verteilungsdiagramm des Schwunds nach Ursache. Erkennen Sie, ob es am Einkauf, an der Lagerung oder an der Produktion liegt.
- Bestandsintegration: Jeder Verlust wird automatisch vom Bestand abgezogen, sodass er stets korrekt bleibt.
Nach Reduzierung der Blattgemüse-Bestellung und Anpassung der Mise en Place anhand der Systemdaten. Tatsächliche Ersparnis: 580 €/Monat.
Mit dem heutigen Wolfsbarsch und dem Babyspinat könnten Sie „Gegrillter Wolfsbarsch auf Spinatbett" als Tagesgericht anbieten. Sie verwerten beide Produkte vor dem Ablauf und schaffen ein Gericht mit geschätzt 67 Prozent Marge.
Wissen Sie, was heute und diese Woche abläuft – und werfen Sie nichts Brauchbares weg
Der Reiter „Kühlschrank" listet alle frischen Produkte nach Ablaufdringlichkeit mit Ampelsystem. Rot: läuft heute oder morgen ab, jetzt handeln. Orange: läuft in 2 bis 5 Tagen ab, einplanen. Grün: reichlich Zeit.
Doch das Stärkste ist nicht die Ampel, sondern was die KI mit dieser Information macht. Sie verbindet bald ablaufende Produkte mit Ihrem Rezeptbuch und schlägt Tagesgerichte vor, die sie verwenden – für maximale Verwertung, bevor es zu spät ist.
- Drei Warnstufen: rojo (≤1 día), naranja (2–5 días), verde (>5 Tage). Nach Dringlichkeit sortiert, nicht nach Namen.
- KI-Gerichtsvorschläge: Der Assistent verbindet nahe Ablaufdaten mit dem Rezeptbuch und schlägt rentable Kombinationen fürs Tagesgericht vor.
- Proaktive Benachrichtigungen: jeden Morgen eine automatische Warnung mit der Übersicht der roten und orangen Produkte. Nichts überrascht Sie.
- Ablaufdatum bei der Erfassung: Beim Erfassen eines Einkaufs geben Sie das Ablaufdatum einmal ein. Den Rest übernimmt das System.
Digitalisieren Sie jedes Dokument in Sekunden, ohne etwas zu tippen
Foto des Papierlieferscheins. Rechnungs-PDF des Lieferanten. Die Inventar-Tabelle, die Sie seit Jahren mitschleppen. Kontoauszug mit Lieferantenbelastungen. Die KI ordnet zu, extrahiert strukturierte Daten und übernimmt sie ins System – mit Ihrer abschließenden Prüfung.
Es macht nichts, dass jeder Lieferant ein anderes Format nutzt oder der Lieferschein schlecht beleuchtet und zerknittert ist. Die KI-OCR ist speziell auf Gastronomiedokumente trainiert: Sie versteht Produktabkürzungen, Maßeinheiten (kg, L, Stk., Kiste) und Preisformate mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.
- Foto per Handy: Fotografieren Sie den Papierlieferschein. Die OCR erfasst Lieferant, Produkte, Mengen und Preise in Sekunden.
- PDF-Upload: Ziehen Sie die Lieferantenrechnung hinein, und die KI verarbeitet sie automatisch samt Produktzeilen und Summen.
- Excel-Import: Übernehmen Sie Ihren aktuellen Bestand, ohne etwas neu einzutippen. Spalten werden automatisch zugeordnet, mit Prüfung vor dem Import.
- Die Prüfung bleibt bei Ihnen: Die KI schlägt vor, Sie bestätigen. Vor dem Speichern eines digitalisierten Dokuments können Sie jedes Feld bearbeiten.
- Digitales Dokumentenarchiv: Alle Lieferscheine und Rechnungen bleiben gespeichert und durchsuchbar. Der Papierordner hat ausgedient.
Mögliche Ersparnis: Ein Wechsel zu Cárnicas López spart bei diesem Produkt 5,10 €/kg. Bei 40 kg im Monat sind das 204 € monatlich allein für diese Zutat.
+46 Prozent in 12 Monaten. Automatisch erkannt. Das System warnte Sie beim Überschreiten von 4,50 €/L, damit Sie Alternativen prüfen konnten.
Lieferanten vergleichen, Preiserhöhungen erkennen und mit echten Daten verhandeln
Jeder erfasste Lieferschein ist ein Datenpunkt. Mit der Zeit baut das System eine Preishistorie je Produkt und Lieferant auf. Steigt der Ölpreis um 20 Prozent, sehen Sie es, bevor Sie zahlen. Und wenn Sie verhandeln wollen, haben Sie die Zahlen zur Hand.
Das Lieferantenverzeichnis zeigt zu jedem: monatliches und jährliches Einkaufsvolumen, meistgekaufte Produkte, Preistrend je Artikel und Lieferzuverlässigkeit. Damit verlaufen Gespräche mit Lieferanten völlig anders.
- Preistrend je Artikel: Monatsdiagramm des Preises jeder Zutat nach Lieferant. Erkennen Sie Teuerung, bevor sie Ihre Margen trifft.
- Volumenanalyse: wie viel Sie bei jedem Lieferanten kaufen, welchen Anteil das an Ihrem Gesamteinkauf hat und wie es sich entwickelt.
- Lieferantenvergleich: beim selben Produkt: welcher Lieferant ist günstiger, mit welcher Servicequalität und zu welchen Bedingungen.
- Warnungen bei Preiserhöhungen: automatische Benachrichtigung, wenn ein Lieferant den Preis eines Artikels über einen einstellbaren Prozentwert hinaus anhebt.
Der Bestand, verbunden mit Ihrem gesamten Betrieb
Es ist kein isoliertes Modul. Der Bestand spricht in Echtzeit mit Kasse, Kalkulation, Einkauf, Finanzen und dem KI-Assistenten.
Kasse → Bestand
Jedes verkaufte Gericht bucht seine Zutaten laut Kalkulation automatisch ab. Nach dem Service ist nichts von Hand nachzutragen.
Einkauf → Bestand
Beim Erfassen eines Lieferscheins (Foto, PDF oder manuell) steigt der Bestand sofort. Die Bewertung aktualisiert sich mit dem aktuellen Einkaufspreis.
Bestand → Kalkulation
Die Kalkulationen lesen den aktuellen Preis jeder Zutat aus dem Bestand. Steigen die Kosten eines Produkts, aktualisiert sich der Wareneinsatz des Gerichts von selbst.
Schwund → Finanzen
Jeder erfasste Verlust geht vom Bestand ab und in die Verlustposition der GuV ein. Sie sehen die tatsächliche Wirkung des Schwunds auf Ihr Monatsergebnis.
Ablaufdaten → KI-Assistent
Der Assistent weiß, was heute abläuft, und kann Tagesgerichte vorschlagen, die Karte anpassen oder die Küchenleitung direkt aus dem Chat informieren.
Bestand → Warnungen
Fällt ein Artikel unter den Mindestbestand, kann das System automatisch einen Bestellvorschlag an den zuständigen Lieferanten erzeugen.
Verlieren Sie kein Geld mehr durch Schwund, Fehlbestände und nicht abgeglichene Lieferscheine
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Häufige Fragen zur Bestandsverwaltung
Aktualisiert sich der Bestand von selbst, wenn ich an der Kasse verkaufe?
Funktioniert es, wenn ich mehrere Lager oder einen separaten Kühlraum habe?
Was passiert, wenn die OCR einen Lieferschein falsch liest?
Kann ich meinen vorhandenen Excel-Bestand importieren?
Wie funktioniert die Ablaufkontrolle? Muss ich für jedes Produkt ein Datum eingeben?
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