Cuando una startup o una pyme decide pedir una subvención para un proyecto de software, suele plantearlo como una elección: o contrata a una consultora que sabe de ayudas, o a un equipo que sabe construir el producto. Las dos cosas son necesarias, y el expediente lo deja claro en cuanto se abre la convocatoria.
Lo que pide un expediente de software
Tomemos Neotec, la línea del CDTI para empresas de base tecnológica de menos de tres años. La convocatoria de 2026 evalúa sobre 100 puntos: 30 de tecnología e innovación, 30 de plan de explotación comercial, 30 de capacidad del equipo y 10 de impacto. El bloque de tecnología tiene un mínimo de 21 puntos. Un proyecto que no los alcanza queda fuera aunque el resto sea excelente.
Esos 21 puntos salen de la memoria técnica: el estado del arte, los objetivos, la hipótesis que se quiere demostrar, el plan de trabajo por paquetes, los hitos y los riesgos tecnológicos. Y el presupuesto tiene que cuadrar con ese plan, hito por hito.
Una consultora de subvenciones sabe qué espera el evaluador de cada apartado. Lo que no sabe es cuántas horas lleva integrar un modelo de visión con una cámara industrial, ni si la arquitectura que se describe aguanta la carga que se promete. Eso lo sabe quien lo va a construir.
El reparto que funciona
La consultora lleva el encaje administrativo: qué convocatoria, si la empresa cumple los requisitos de tamaño, antigüedad y capital, qué gastos son elegibles, la presentación en sede electrónica, las subsanaciones y la cuenta justificativa. También revisa la memoria contra los criterios de evaluación.
El proveedor técnico escribe el contenido técnico de la memoria, calcula el presupuesto de su parte con horas por perfil y por hito, prepara su oferta formal y sus acreditaciones, ejecuta el desarrollo y, al final, entrega el informe técnico con las evidencias.
La empresa es la beneficiaria. Firma, aporta los recursos propios, dirige el producto y valida cada entrega.
Qué pasa cuando falta una de las dos partes
Si solo hay consultora, la memoria técnica la escribe alguien que no va a ejecutarla. El riesgo es un plan de hitos redactado para puntuar, sin una estimación detrás, y un presupuesto repartido por porcentajes razonables en vez de por horas. Puede aprobarse, y entonces el problema aparece en la ejecución: el hito 2 cuesta el doble, el hito 4 ya no tiene sentido, y la justificación técnica hay que reconstruirla al final, sin registros de horas.
Si solo hay proveedor, la memoria es técnicamente sólida pero puede fallar en lo que no es técnico: un gasto que no es elegible, un plazo administrativo, un anexo que falta. En el Cheque Innovación de Madrid, por ejemplo, la memoria no se puede corregir una vez presentada.
Cuándo entra cada uno
El proveedor tiene que estar antes de presentar, no después de la resolución. Hay dos razones con fecha:
- Las tres ofertas. Si el gasto subvencionable supera los 15.000 euros sin IVA, el artículo 31.3 de la Ley General de Subvenciones obliga a pedir tres ofertas de proveedores distintos antes de comprometer el gasto. Elegir proveedor después de la resolución no es una opción.
- El límite de subcontratación. Neotec admite subcontratar hasta el 50% del presupuesto financiable, y los Proyectos de I+D del CDTI hasta el 65%. Ese reparto se escribe en la memoria, y cambiarlo después es una modificación que hay que pedir.
Lo que hacemos nosotros
Somos la segunda parte: el proveedor técnico. Escribimos la memoria técnica y el presupuesto de lo que desarrollamos, preparamos la oferta y las acreditaciones, construimos el proyecto por hitos con horas registradas por actividad y entregamos el informe técnico final. Trabajamos con la consultora que ya tenga la empresa.
El detalle de qué parte del proyecto puede ir con nosotros en cada programa está en proveedor tecnológico para subvenciones. Si eres una startup, las ayudas de la Comunidad de Madrid y las estatales están comparadas en ayudas para startups en Madrid.