Es ist der erste Einwand, sobald das Stempeln per Smartphone vorgeschlagen wird: „Ist das nicht Überwachung?”. Und der Einwand ist berechtigt, denn es gibt Umsetzungen, die tatsächlich rechtswidrig sind.
Die kurze Antwort: GPS-Stempeln ist zulässig, aber nur wenn das System darauf ausgelegt ist, das minimale Datum im minimalen Moment zu erfassen. Der Unterschied zwischen Rechtskonformität und Risiko liegt nicht darin, ob Sie GPS nutzen, sondern was Sie speichern und wie lange.
Die Linie, die alles trennt
Zwei Dinge klingen ähnlich und sind rechtlich sehr verschieden:
Prüfen, wo jemand stempelt. In dem Moment, in dem die Person auf „stempeln” tippt, prüft das System, ob sie sich innerhalb des Perimeters ihres Arbeitsorts befindet. Gespeichert wird das Ergebnis dieser Prüfung. Ein Datum, zu einem Zeitpunkt, für einen Zweck.
Wissen, wo jemand ist. Das Gerät meldet seine Position fortlaufend oder in Intervallen über den Tag, und das Unternehmen sammelt eine Bewegungsspur.
Das Erste ist verhältnismäßig zum Zweck der Arbeitszeiterfassung. Das Zweite überschreitet diesen Zweck und findet darin folglich keine Deckung. Wenn Ihr Anbieter zwischen beidem nicht klar unterscheidet, ist das das Warnsignal.
Was Aufsichtsbehörden prüfen
Verhältnismäßigkeit
Das ist der zentrale Test. Die Verarbeitung muss zum Zweck geeignet, erforderlich — es darf keine mildere Alternative geben — und zwischen Unternehmensinteresse und Persönlichkeitsrecht ausgewogen sein.
Praktisch: Wenn Sie die Arbeitszeit belegen können, indem Sie den Standort nur beim Stempeln erfassen, lässt sich eine Erfassung alle fünfzehn Minuten nicht rechtfertigen.
Vorherige Information
Der Arbeitgeber braucht keine Einwilligung. Das überrascht viele, ist aber folgerichtig: Im Arbeitsverhältnis gilt die Einwilligung wegen des Abhängigkeitsverhältnisses nicht als freiwillig. Die Rechtsgrundlage liegt in der Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten und im berechtigten Interesse des Unternehmens.
Verpflichtend ist die vorherige, ausdrückliche, klare und eindeutige Information: welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie gespeichert werden und wie Rechte auszuüben sind. Diese Information muss auch die Arbeitnehmervertretung erreichen.
Ohne vorherige Information ist die Verarbeitung rechtswidrig, so verhältnismäßig sie auch sein mag.
Zeitliche Begrenzung
Die Erfassung darf nur innerhalb der Arbeitszeit erfolgen. Außerhalb hat das Unternehmen kein berechtigtes Interesse und die Person keinerlei Erwartung, geortet zu werden. Eine App, die die Position weiterliest, nachdem jemand Feierabend hat, ist ein Problem — auch wenn niemand dieses Datum ansieht.
Datenminimierung
Speichern Sie das Minimum, das der Zweck erfordert. Bei einer sauber entworfenen Stempelung ist das Erforderliche, dass die Prüfung erfolgreich war, nicht die exakten Koordinaten. Ein System, das Längen- und Breitengrad metergenau vier Jahre aufbewahrt, hält weit mehr vor, als je eine Prüfung verlangen wird.
Wo es passt und wo nicht
Aufsichtsbehörden haben Geolokalisierung dort als besonders gerechtfertigt angesehen, wo es keinen festen Arbeitsort gibt. Genau das trifft zu auf:
- Baustellenpersonal, das zwischen Projekten wechselt
- Servicetechniker und Wartungspersonal
- Außendienst mit Tourenplanung
- Unternehmen mit mehreren Standorten, bei denen zählt, an welchem gestempelt wird
- Präsenz auf temporären Baustellen ohne installiertes Terminal
Schlecht passt es in ein Büro mit einem Standort und festen Arbeitsplätzen: Dort besteht die Ortung den Erforderlichkeitstest kaum, weil mildere und ebenso wirksame Alternativen existieren.
So entwerfen Sie ein System, das Sie nicht aussetzt
Diese technischen Entscheidungen machen den Unterschied. Es sind dieselben, die wir anwenden, wenn wir solche Werkzeuge bauen:
Geofencing statt Koordinaten. Das Gerät berechnet, ob es im Perimeter ist, und sendet das Ergebnis. Der Server speichert „gültige Stempelung auf Baustelle A”, keinen Punkt auf der Karte. Weniger Daten, weniger Risiko, gleicher Nutzen.
Punktuelle Erfassung, nicht im Hintergrund. Die Position wird beim Tippen gelesen. Die App braucht keine Hintergrund-Standortberechtigung, und sie nicht anzufordern ist selbst eine überprüfbare Garantie.
Definierte Aufbewahrungsfristen. Arbeitszeitnachweise werden jahrelang aufbewahrt, weil das Arbeitsrecht es verlangt. Das Prüfergebnis zum Standort muss diese Frist nicht automatisch erben, wenn seine Aufbewahrung nicht erforderlich ist.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle. Nicht jede Stelle braucht alles. Ein Bauleiter braucht seine Baustelle, die Personalabteilung die Summen, den geografischen Detailgrad fast niemand.
Transparenz gegenüber der Person. Dass Beschäftigte ihre eigenen Stempelungen einsehen können, ist nicht nur ein Recht: Es macht das System verteidigungsfähig. Die laufenden Reformen zur Arbeitszeiterfassung in mehreren Ländern verstärken genau diesen Punkt, indem sie sofortigen Fernzugriff verlangen.
Fehler, die teuer werden
Nach Häufigkeit:
- Dauerhafte Ortung „für alle Fälle” aktivieren. Niemand sieht sie an, aber die Verarbeitung existiert und ist unverhältnismäßig.
- Nicht informieren oder mit einer Generalklausel informieren, die im Vertrag vergraben ist.
- Das Datum zweckfremd nutzen. Den Standort zum Stempeln zu erheben und ihn später in einem Disziplinarverfahren zu verwenden, ändert den Verarbeitungszweck und entwertet den Beweis meist.
- Keine Risikoabschätzung durchführen, obwohl die Verarbeitung die gesamte Belegschaft systematisch betrifft.
- Die Verantwortung an den Anbieter abgeben. Das Unternehmen ist Verantwortlicher. Dass das Werkzeug von einem Dritten stammt, verlagert das nicht.
Zusammengefasst
GPS-Stempeln ist für sich genommen kein Rechtsproblem. Es wird zu einem, wenn das System mehr erfasst als nötig, länger als nötig, ohne dass es vorher jemand erklärt hat.
Wenn der Entwurf „wo gestempelt wird” beantwortet statt „wo jemand ist”, verschwindet der größte Teil des Risikos konstruktionsbedingt.
Wenn Sie die vollständige Compliance angehen, deckt der Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung im Bauwesen die übrigen Pflichten ab, und unter Software fürs Bauwesen finden Sie den Branchenüberblick.
Dieser Artikel ist orientierend und stellt weder Rechts- noch Datenschutzberatung dar. Sprechen Sie vor der Einführung eines Ortungssystems mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung.